Documents de succession expliqués

Le papier est la partie d’une succession qui inquiète le plus, en partie parce que les documents portent des noms différents selon les pays. Cette page donne une explication claire : ce que chaque document est, qui l’établit ou le délivre et quand il est pertinent. Ce n’est pas une liste à rassembler ; c’est une référence que vous consultez lorsqu’une personne ou une plateforme demande quelque chose.

Le tableau des documents

Document	Ce que c’est	Qui l’établit ou le délivre	Quand il est pertinent
Acte de décès	Enregistrement officiel du décès	L’état civil ou l’équivalent du pays du décès	Dès le premier jour : de nombreuses plateformes et institutions le demandent ; les documents requis dépendent de l’action et de la plateforme
Testament	Une disposition à cause de mort	Établi par le défunt ; forme et validité selon les exigences légales, en cas de doute confirmées par un professionnel qualifié	S’il existe ; il peut régler la succession dans les limites du droit applicable. Faites confirmer sa validité et ses effets par un professionnel
Preuve du statut d’héritier (acte de notoriété, attestation signée par tous les héritiers)	Établit qui est héritier	Un notaire ou les héritiers, selon la situation	Selon la situation et l’institution ; ne crée pas automatiquement un pouvoir d’administration
Attestation d’hérédité pour héritiers	Preuve de qui sont les héritiers	Le notaire, dans les pays qui l’utilisent	Lorsque les institutions exigent une preuve de qualité d’héritier plutôt qu’une autorité d’exécuteur
Désignation de l’exécuteur testamentaire	En France, l’exécuteur testamentaire est désigné dans le testament ; la fonction doit ensuite être acceptée. Dans d’autres juridictions, un tribunal ou une autre autorité peut désigner un représentant similaire.	Le testament (France) ; dans d’autres juridictions, un tribunal ou une autre autorité peut être impliqué pour un rôle similaire	Lorsque l’exécuteur ou un représentant similaire agit : ouvrir des comptes, contacter des plateformes ou gérer des actifs dans le cadre de l’autorité concernée
Inventaire de la succession	La liste des actifs et de leurs emplacements	Construit par l’exécuteur, l’administrateur ou les héritiers	Tôt, et tenu à jour ; c’est l’épine dorsale de chaque étape suivante
Relevés bancaires et d’exchange	Enregistrements des comptes et transactions	Les banques et plateformes elles-mêmes	Pour étayer les transactions, les relations avec les plateformes et les données de compte ou de solde disponibles. Un virement vers un exchange ne prouve pas à lui seul un compte au nom du défunt.
Déclarations fiscales après un décès / déclaration de droits de succession	Déclarations qui peuvent être nécessaires après un décès, comme l’impôt sur le revenu du défunt et les droits de succession	La personne qui dépose la déclaration dépend du type de déclaration et de la situation. Vérifiez les instructions officielles en vigueur ou demandez à un conseiller fiscal/notaire	Quand une déclaration doit être déposée ; suivez le délai et les instructions de l’administration compétente
Formulaires ou procédure de réclamation de la plateforme	La procédure par laquelle la plateforme traite la demande liée à la succession	La plateforme concernée	Lorsque vous contactez une plateforme ; certaines plateformes ont un formulaire spécifique, chez d’autres la demande passe par le support. Les documents requis varient selon la plateforme et la situation
Pièces d’identité	Preuve de qui est le demandeur	Délivrées par l’État	Pour la plupart des étapes officielles
Procurations	Autorité que le mandant confère à un mandataire ; peut être établie sous seing privé ou par acte notarié. La suffisance d’une procuration sous seing privé dépend de l’acte et de l’institution ; certains actes peuvent exiger une procuration notariée.	Le mandant ; en cas de procuration notariée, le notaire constate la procuration dans un acte notarié	Vérifiez séparément quels pouvoirs la procuration confère et si elle est acceptée pour l’acte concerné. Après un décès, vérifiez aussi si et quelle signification la procuration conserve
Journal de chaîne de possession	Qui a manipulé quel appareil ou document, et quand	Tenu par la succession elle-même	Dès le premier jour ; il protège la succession contre les litiges

Comment les documents s’articulent

Les documents forment une séquence, pas une pile :

1. L’acte de décès est un document de base fréquemment demandé dans les procédures successorales et auprès des prestataires ; les documents requis varient selon l’institution, le prestataire, l’action et la juridiction. Les étapes de préservation et d’inventaire peuvent en attendant être pertinentes indépendamment.
2. Le document qui établit le statut d’héritier (par exemple un acte de notoriété ou une attestation signée par tous les héritiers) peut établir le statut d’héritier ou une désignation spécifique, sans faire automatiquement d’une personne l’unique administrateur de la succession. La signification juridique et la portée d’un document d’autorité dépendent du droit applicable et du contenu du document. Une institution peut en outre déterminer, pour sa propre procédure, quelle preuve elle exige ou accepte. Un notaire ou un conseiller juridique peut aider à évaluer ce que le document signifie dans la situation concrète. Selon l’action et la plateforme, les transferts ou clôtures ne peuvent avoir lieu qu’une fois l’autorité établie ; les justificatifs requis varient selon la situation. En cas de doute sur qui peut agir, demandez au notaire chargé de la succession.
3. L’inventaire et les relevés décrivent ce qui existe, pour que la succession puisse être évaluée et déclarée.
4. Les formulaires de plateforme et déclarations fiscales complètent chaque processus individuel.

On vous demande un document inconnu ? Posez toujours d’abord la question : qui le délivre dans ce pays, et quelle autorité le reconnaît ? Les noms diffèrent (certificat d’hérédité, Erbschein) mais l’émetteur, la fonction, la valeur probante et la portée diffèrent aussi selon la juridiction ; ne traitez pas automatiquement des documents de pays différents comme équivalents et vérifiez quelle preuve l’action ou l’institution concernée exige.

Ce dont vous n’avez pas besoin

• Aucun mot de passe, phrase de récupération ou clé privée, une procédure successorale officielle ne les demande pas dans un document. Pour une mission de récupération technique, du matériel spécifique peut être nécessaire, mais seulement via un processus sécurisé convenu par écrit à l’avance.
• Aucune copie légalisée de tout, seulement ce que chaque institution demande explicitement.
• Aucun document dans une langue que l’institution n’accepte pas, vérifiez si des traductions officielles sont nécessaires avant de payer.

Où conserver le dossier

• Conservez les documents originaux en sécurité. Vérifiez auprès de chaque institution si elle a besoin d’un original, d’une simple copie, d’un scan ou d’une copie certifiée.
• Conservez l’inventaire et les relevés avec le dossier de succession.
• Ne conservez pas de phrases de récupération, de clés privées ni de mots de passe dans le dossier documentaire. Le dossier peut contenir des informations financières et personnelles sensibles. Ne partagez donc que les documents et données dont le professionnel concerné a besoin pour sa mission.

Étapes suivantes

Pour la construction de l’inventaire : inventaire de succession. Pour qui agit quand : le guide de l’exécuteur testamentaire et autorité légale et accès technique.

Les règles et les délais peuvent changer, et cette page n’est peut-être pas encore à jour, faites confirmer les règles actuelles par un avocat, un notaire ou un conseiller fiscal local avant d’agir. Un détail ne correspond plus ? Contactez-nous et nous corrigerons.